INVENTARIOS

Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades, tales como:

- Sistema de inventario periódico o juego de inventarios.
- Sistema de inventario permanente o continuo.

Sistema de inventario periódico: El costo de lo vendido en este sistema se determina tomando el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario final. Este juego de inventarios debe realizarse como mínimo una vez al año para efectos fiscales.
-Inventario inicial es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.
- Inventario final es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.

Registro de entradas y salidas de mercancías: Cuando se utiliza este sistema, la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa no se emplea durante el periodo contable; los registros de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas Compras y Comercio al por Mayor y al pos Menor, respectivamente. Así mismo las devoluciones, se registran en las cuentas Devoluciones en Compras, o en Ventas.

Sistema de inventario permanente o perpetuo: Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia y además se conoce el costo de la mercancía vendida en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, porque los movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la cuenta de Mercancías no Fabricadas por la Empresa, a precio de costo.
La empresa que adopta este sistema requiere un fichero o un auxiliar de mercancías denominado Kàrdex, en el cual se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta Mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancías, por esta razón este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancías.

Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artículos con distintas referencias, para controlar las mercancías es conveniente llevar un Kàrdex sistematizado. Las empresas obligadas a presentar su declaración tributaria firmada por revisor fiscal o contador público, deberán utilizar el sistema de inventario permanente.

Registro de entradas y salidas de mercancías: En este sistema se registran al costo, en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa, cada operación de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y ventas; así:
Compras: La adquisición de mercancías se contabiliza con un débito en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa y un crédito en Bancos o una cuenta de proveedores según el caso.
Ventas: En este sistema, para contabilizar la venta de mercancías se requieren dos asientos:
- En el primero se registra la salida de mercancía a precio de venta.
- En el segundo se registra la venta a precio de costo, tomando los valores de la columna Salida de la tarjeta Kàrdex.